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Salas de reunión
En el trabajo cotidiano de profesionales, autónomos y pymes las reuniones con proveedores, clientes, bancos, socios y colaboradores son una parte importante del tiempo ocupado. Por eso es fundamental que no sean una perdida de tiempo.
El punto más importante de una reunión es su planificación. Las reuniones deben contar con una agenda clara incluyendo todos los puntos a tratar y definiendo quién debe tratar cada uno de ellos. Tanto la agenda como los participantes y lo que se espera de cada uno deben ser comunicados cuando se convoca la reunión. Igualmente se debe incluir la salas de reunión en la que tendrá lugar, la hora de inicio, el tiempo que se utilizará en cada tema y la hora de finalización y el nombre de todos los participantes.
Todas las reuniones deben tener un coordinador de reunión, que deberá encargarse de que esté todo preparado previamente, desde la salas de reunión, las presentaciones hasta los servicios soporte, Café, proyector, pantalla etc.
Las reuniones deben empezar con la sala de reunión preparada y con puntualidad y con todos los invitados presentes. Es necesario disculparse con suficiente antelación si no se va a poder acudir a una reunión, respetando al máximo el tiempo de los demás.
Los temas a tratar en una reunión deben corresponder a una sola categoría, con el fin de que no se entrecrucen discusiones y el tratamiento de un tema no influya en el siguiente.
El coordinador de la reunión debe hacer la apertura repasando la agenda y presentando a los participantes aclarando el papel de cada uno. Por otra parte se debe encargar de repartir el tiempo, dirigir las discusiones entre los asistentes procurando que todo el mundo diga lo que tiene que decir en un tono moderado y conseguir que se saquen conclusiones después de cada punto de la agenda.
La forma correcta de tratar un tema debería seguir los siguientes pasos: La idea principal es que en cada paso todos los asistentes hablen de un tema pero desde el mismo punto de vista.
1.- Mostrar los hechos y las cifras referente al tema que queremos tratar con la mayor objetividad posible. Aportando toda la información necesaria sobre. En esta primera fase no se deben incorporar elementos subjetivos simplemente los datos y las comparaciones con otros datos similares para poder en los puntos siguientes sacar conclusiones.
2.- Una vez conocidos los datos, la segunda fase sería ver el tema desde el punto de vista de los sentimientos y de la intuición sin justificación alguna solamente los sentimientos que nos produce. Saber que sentimiento inspira a cada asistente nos dará una idea de lo que puedan pensar sobre el tema el resto de personas.
3.- El siguiente paso sería que todos los asistentes discutieran sobre las dificultades, riesgos y aspectos negativos del tema. Cada razón de riesgo debe ser justificada convenientemente, Se trata de criticar con razones y que queden claro los aspectos negativos.
4.- Ahora nos tocaría que todos los asistentes contemplaran el tema destacando sus aspectos positivos. Viendo los beneficios que tendría poner en marcha esa idea o hacer esa inversión.
5.-Nos corresponde en estos momentos ver las alternativas que existen frente a la idea principal que estamos tratando. Todos los asistentes intentarán ser lo más creativo posible y ver nuevas alternativas o propuestas que lleguen al mismo fin propuesto pero de diferente manera.
Una vez visto un tema desde todos los ángulos posibles solo queda sacar conclusiones.
El coordinador debe clausurar la reunión, resumiendo las conclusiones que se han sacado de cada tema y comprometiéndose a redactar por escrito y enviarlas a cada invitado.
La misión principal de coordinador es asegurarse que las conclusiones a las que se han llegado se ejecuten una vez terminada la reunión.
Preparar una reunión no es difícil pero hay que prepararla.
Os esperamos